『freee会計』5つ星認定アドバイザー税理士法人 ブラザシップクラウド会計導入支援サービス

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こんにちは！freee認定5つ星アドバイザーの税理士法人ブラザシップです。

本連載では、私たちのfreee導入支援のノウハウを公開していきます！

今回のテーマは「freee導入プロジェクトを成功させる3つのポイント」です。100件以上のfreee導入支援の経験から、特に重要なポイントに絞って解説していきますので、ぜひご覧くださいね。

◆freee導入プロジェクトを成功させる3つのポイント◆

1. 社長、経理、顧問税理士の3名が必ず参加すること！
2. 小さくはじめて大きく育てる！翌月10日締めを何より優先！
3. はじめに資金フローを整理すること！

1.社長、経理、顧問税理士の3名が必ず参加すること！

freeeの導入プロジェクトには、社長・経理担当者・顧問税理士の3名の参加が欠かせません。

それぞれの役割は以下のとおりです。

≪社長の役割≫

freee以外の会計ソフトなら、経理や顧問税理士だけでシステムの入替作業を行うことも可能です。しかし、freeeの導入プロジェクトには社長の参加が欠かせません。

なぜなら、freeeは他の会計ソフトと異なり、豊富な経営レポートを出力できるためです。

売上1つ取っても、得意先別に見たいのか、あるいは、店舗別で見たいのか、他にも、商品別・部門別・担当者別など様々な切り口があり、その判断は社長にしかできません。

特に、社長が見たい経営数値を知るためにExcel等の管理資料を別途作成している場合には、freeeの経営レポートへの一本化も含めて検討しましょう。

≪経理担当者の役割≫

社長が見たい経営レポートは、すぐに実現できるとは限りません。

例えば、建設業で「案件別の利益を見たい」と考えた場合、経理担当者が普段見ている請求書では情報が足りず、納品書や見積書までさかのぼって案件名を拾う必要があるかも知れません。

経理担当者には、社長が見たい経営レポートに対して、経理では現状どこまで情報が取れるのか、今後はどのように情報を集める必要があるのかを整理してもらい、無理のない運用スケジュールを組んでいきましょう。

≪顧問税理士の役割≫

売上の計上基準はどうするか、二重計上が起こりがちなクレジットカード連携の正確性をどう担保するかなど、freee導入時には、税務・会計上の留意点を押さえる必要があります。

最近では、freeeのサポートチームや外部のDXコンサルタントに依頼して、freeeを導入する事例も増えていますが、最終的な税務申告書の品質を担保するのは顧問税理士の役割です。打合せには必ず顧問税理士にも同席してもらいましょう。

2.小さくはじめて大きく育てる！翌月10日締めを何より優先！

会計freeeを正しく導入すれば、「経営者が本当に見たい経営数値を」「圧倒的なスピードで」知ることができます。しかし、freeeの導入失敗で一番よくあるパターンが「理想が高すぎて、あれもこれも取り組んだ結果、月次が締まらない」という例です。

どんなに詳しい経営レポートでも、3カ月後にしか見られないなら価値は半減します。

昨日の夕食だって思い出せないことがあるのに、「3カ月前の経営数値はこうでしたが…」と言われても、振り返って行動を見直すことは難しいでしょう。

このような失敗を避けるためにも、freeeの導入にあたっては、「小さくはじめて大きく育てる」という考え方が重要です。具体的には、「翌月10日までに入力完了すること」を第一目標とし、最低限の機能・タグに絞ってスタートするのがおすすめです。

その上で、翌月10日までの入力が余裕で終わるようになったら、使う機能やタグを少しずつ増やし、理想の運用に近付けていきましょう。

3.はじめに資金フローを整理すること！

中小企業の経営支援をしていると、成功している会社ほど資金フローが綺麗だと感じます。

資金フローが綺麗だと、試算表を待たなくても、特定の銀行口座の残高を見るだけで、およその経営状況やキャッシュフローがわかるのです。

例えば、「売上を1つか2つの口座に集約し、そこから毎月決まった金額を支払用口座に移す」というシンプルなフローになっていれば、売上用口座の残高さえ見れば、おおよそのキャッシュ残高がわかり、経営状況を掴むことができます。さらに、残高が概ね一定になるはずの支払用口座の残高が減少していれば、仕入や固定費の増加にもすぐに気付けます。

逆に、資金繰りに苦労している会社は、資金フローも分かりにくいことが多いです。

例えば、資金ショートを恐れて、口座引落の設定をせず、都度、お金がある口座から支払っていたり、社長の立替経費が多いものの、財務状況が悪くて毎月の精算ができず、お金のある時や決算前に数カ月分まとめて精算していたりします。

このような状態では、今会社にいくらお金があるのかを把握することすら難しくなります。

このように資金フローが複雑な場合には、freeeの導入も困難になります。

freeeにはAIによる推測機能や、自動登録ルールの設定などの自動化ツールが多数あるのですが、毎月違う口座から支払っていたり、立替経費を都度精算していたりすると、そのような自動化ツールが使えず、毎月手入力することになってしまうのです。

資金フローを一から見直すのは大変ですが、最低限、以下の3点は行うと良いでしょう。

　

≪資金フローの見直しポイント≫

①現金払いを減らす

→現金払いを減らし、クレジットカード等、利用明細が取得できるものに変更しましょう。なお、現金の代わりにキャッシュレス決済を用いる場合、freeeと連携できないものもありますので、注意しましょう。

（2022年9月現在：paypayや交通系ICカードの一部などが未対応。freeeと同期できるサービス一覧はこちら ）

②自動引落やクレジットカード払いを活用する

→水道光熱費や通信費、顧問料など、毎月発生する経費を請求書払いにしている場合、自動引落やクレジットカード払いに変更し、毎月同じ口座から支払うようにしましょう。

③生活費と事業経費の口座を分ける

→個人事業主から法人化した会社に多いのが、生活費と事業経費を同じ口座やカードで支払っているパターンです。freeeの導入にあたっては、必ず法人専用の口座やカードを作り、法人経費を明確に分けましょう。もちろん、個人事業主であっても、事業専用の口座やカードを作成して、生活費と区別することをおすすめします。

まとめ

今回ご紹介したfreee導入を成功させる3つのポイントは以下でした。

1. 社長、経理、顧問税理士の3名が必ず参加すること！
2. 小さくはじめて大きく育てる！翌月10日締めを何より優先！
3. はじめに資金フローを整理すること！

どれも当たり前に思えるかも知れませんが、本当に重要なポイントです。

特に「2」については失敗事例も多く、成長意欲の高い社長ほど、理想を高くしすぎて、運用が軌道に乗らないという話を何度も聞いています。

本コラムを読んでくださった皆さまは、ぜひ、無理のないペースで確実に取り組み、freee導入を成功させましょう！

最後までご覧いただきありがとうございました！

　

■freee特集のバックナンバー

・【freee特集 第0回】私たちがfreee導入の全ノウハウを公開する理由

・【freee特集 第1回】freeeだけが持つ革新的な特徴3選

　

■今後の連載予定

・小さくはじめて大きく育てる！freee導入のおすすめステップ！

・経営分析に本当に役立てるためのfreeeの科目・タグ設計のポイント

・「freeeがあれば税理士は不要」は本当か？

・freeeが向く会社、向かない会社

・ブラザシップ流freee導入支援の工程表を全部見せます！　…などなど

　

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